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Soll ich meine WEG mit Excel oder mit Software verwalten?
Excel funktioniert für eine WEG nur, solange wenige Eigentümer beteiligt sind, sich kaum etwas ändert und kein Eigentümer ein strukturiertes Reporting fordert. Sobald Beschlüsse, Eigentümer-Portal, BetrKV-Kostenarten, MEA-Verteilung oder ein Eigentümerwechsel anstehen, wird eine WEG-Software wie dooyah house deutlich praktischer und meist sicherer.
Excel-Tabellen sind flexibel, aber sie tragen jede Komplexität direkt in Formelfehler, Versionsverwirrung und Mail-Verteiler-Chaos weiter. Eine WEG-Software bringt drei Dinge, die Excel typisch nicht hat: (1) Strukturierte Beschluss- und Dokumentensammlung — durchsuchbar, datiert, mit Eigentümer-Lesezugriff. (2) Saubere Hausgeld- und Jahresabrechnungs-Berechnung nach MEA und BetrKV-Kostenarten — ohne Formel-Risiko. (3) Audit-Spur — wer hat wann was geändert. Excel kann technisch das meiste nachbauen, aber jede Selbstbau-Lösung muss gepflegt, versioniert und übergeben werden — das ist der größte unsichtbare Kostenblock. Wer trotzdem mit Excel startet, sollte zumindest ein Eigentümer-Portal als Lesezugriff anbieten und Beschlüsse mindestens als PDF in einer geordneten Ablage halten.
Vergleich: Excel vs. dooyah house
| Aspekt | Excel | dooyah house |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | 0 € (Office vorausgesetzt) | 0 € im Basis-Plan |
| Eigentümerzugriff | Mail-Anhänge, Versionschaos | Eigentümer-Portal mit Lesezugriff, isoliert pro WEG |
| Beschlusssammlung | PDFs in Ordner, schwer auffindbar | Strukturiert, datiert, durchsuchbar (§ 24 Abs. 7 WEG) |
| Buchungen / Verteilung | Manuelle Formeln, fehleranfällig | Buchungsjournal mit 55+ BetrKV-Kostenarten und Splitbuchungen |
| Eigentümerwechsel | Manuell in mehreren Dateien | Wechsel-Workflow mit Stichtag und Anteilszuteilung |
| Audit-Spur | Typisch nicht als WEG-Audit-Prozess strukturiert | Append-only Audit-Log auf DB-Ebene |
| DSGVO-Verantwortung | Unklar — wer hostet was wo? | AVV nach Art. 28 DSGVO, deutsches Hosting |
| Übergabbarkeit | Excel ist exportierbar, aber unstrukturiert | CSV-/PDF-Export jederzeit, geordneter Stand |
| Lernkurve | Niedrig (jeder kann Excel) | Niedrig (geführte UX, kontextsensitive Hilfe) |
Wann reicht Excel?
- WEG (2–4 Einheiten) ohne Mieter
- Stabiler Eigentümer-Bestand seit Jahren, kein Wechsel absehbar
- Niemand fragt nach Beschluss-Historie oder Eigentümer-Portal
- Kein Bankimport gewünscht, manuell wenige Buchungen
- Eine Person, die seit Jahren die Tabellen pflegt — und das jahrelang weiter tun will
Wann sich Software lohnt
- Mehr als 5 Einheiten
- Eigentümerwechsel (häufiger als alle 5 Jahre)
- Eigentümer fragen aktiv nach Beschlüssen, Dokumenten, Status
- Beirat will Vier-Augen-Prinzip ohne komplette Excel-Übergabe
- Übergabe an einen anderen Selbstverwalter steht in den nächsten 1–3 Jahren an
- Bankimport würde regelmäßig 1–2 h/Monat sparen
- Steuerberater oder Anwalt soll punktuell Daten erhalten