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Wie verwalte ich meine WEG selbst?
Selbstverwaltung einer WEG ist nach § 26 WEG legal: die Eigentümerversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit, dass eine Person aus den Eigentümern als Verwalter bestellt wird (der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht sie, § 29 WEG). Die operativen Aufgaben sind Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG), Versammlungen und Beschlussdokumentation, Verträge und Eigentümerkommunikation.
WEG-Selbstverwaltung lohnt sich vor allem für Eigentümergemeinschaften in Eigenverwaltung mit funktionierender Beschlussdisziplin — auch kleine WEGs ab zwei Einheiten und mittelgroße Gemeinschaften profitieren typischerweise, größere WEGs ab 30+ Einheiten setzen meist auf einen externen Verwalter oder lassen sich auf Anfrage individuell betreuen. Der typische Ablauf: (1) Beschluss zur Selbstverwaltung in der Eigentümerversammlung fassen und Verwalter bestellen. (2) Bankvollmacht regeln (Kontowechsel oder Vollmacht für den neuen Verwalter). (3) Wirtschaftsplan für das laufende Jahr beschließen. (4) Buchhaltung führen — wahlweise manuell oder mit Software wie dooyah house. (5) Beschlüsse und Protokolle strukturiert in einer Beschlusssammlung dokumentieren (§ 24 Abs. 7 WEG). (6) Am Jahresende Jahresabrechnung erstellen und auf der nächsten Versammlung beschließen. Der Zeitaufwand bei einer 8-Einheiten-WEG liegt bei 1–3 Stunden pro Monat plus 4–8 Stunden Versammlungsvorbereitung pro Jahr.
Sieben Schritte zur Selbstverwaltung
- Beschluss fassen in der Eigentümerversammlung: keine externe Verwaltung, [Name] aus den Eigentümern wird als Verwalter bestellt.
- Bankvollmacht klären: Kontowechsel oder Vollmacht für den neuen Verwalter beim WEG-Konto und ggf. Rücklagenkonto.
- Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG für das laufende Jahr beschließen, Hausgeld-Vorauszahlungen pro Einheit festlegen.
- Buchhaltung führen: Belege ablegen, Banktransaktionen Kostenarten zuordnen, manuell oder per Bankimport.
- Beschlüsse und Protokolle strukturiert dokumentieren — Pflicht nach § 24 Abs. 7 WEG (Beschlusssammlung).
- Versammlungen vorbereiten: Tagesordnung, Ladungsfrist 3 Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG), Beschlussvorlagen.
- Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG erstellen und in der nächsten Versammlung beschließen.
Welche Werkzeuge erleichtern die Selbstverwaltung?
| Aufgabe | Minimal-Setup | Mit Software (z. B. dooyah) |
|---|---|---|
| Stammdaten / MEA | Excel-Tabelle | Strukturierte Stammdaten + Eigentümerwechsel-Workflow |
| Buchungen | Excel + Belege im Ordner | Buchungsjournal + rund 50 BetrKV-Kostenarten + Bankimport (Pro) |
| Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7) | PDFs in Ordner | Fortlaufend nummerierte, durchsuchbare Sammlung — aus Versammlung und Umlaufbeschluss |
| Eigentümerkommunikation | E-Mail-Verteiler | Eigentümer-Portal mit Lesezugriff |
| Jahresabrechnung + Vermögensbericht | Manuell in Excel | PDF-Paket inkl. Einzelabrechnung, Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4) und §35a (Pro) |
Wann sollte man besser einen Profi-Verwalter nehmen?
- Bei sehr großen WEGs (über 30 Einheiten) oder mit hoher Mieterquote
- Wenn die Gemeinschaft zerstritten ist und neutrale Steuerung braucht
- Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten oder Beschlussanfechtungen
- Wenn niemand in der Gemeinschaft Zeit oder Affinität für die operative Arbeit hat