Direkte Antwort
Wie verwalte ich meine WEG selbst?
Selbstverwaltung einer WEG ist nach § 26 WEG legal: die Eigentümerversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit, dass eine Person aus den Eigentümern (oder ein Beirat) als Verwalter agiert. Die operativen Aufgaben sind Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG), Versammlungen und Beschlussdokumentation, Verträge und Eigentümerkommunikation.
WEG-Selbstverwaltung lohnt sich vor allem für Eigentümergemeinschaften in Eigenverwaltung mit funktionierender Beschlussdisziplin — auch kleine WEGs ab zwei Einheiten und mittelgroße Gemeinschaften profitieren typischerweise, größere WEGs ab 30+ Einheiten setzen meist auf einen externen Verwalter oder lassen sich auf Anfrage individuell betreuen. Der typische Ablauf: (1) Beschluss zur Selbstverwaltung in der Eigentümerversammlung fassen und Verwalter bestellen. (2) Bankvollmacht regeln (Kontowechsel oder Vollmacht für den neuen Verwalter). (3) Wirtschaftsplan für das laufende Jahr beschließen. (4) Buchhaltung führen — wahlweise manuell oder mit Software wie dooyah house. (5) Beschlüsse und Protokolle strukturiert in einer Beschlusssammlung dokumentieren (§ 24 Abs. 7 WEG). (6) Am Jahresende Jahresabrechnung erstellen und auf der nächsten Versammlung beschließen. Der Zeitaufwand bei einer 8-Einheiten-WEG liegt bei 1–3 Stunden pro Monat plus 4–8 Stunden Versammlungsvorbereitung pro Jahr.
Sieben Schritte zur Selbstverwaltung
- Beschluss fassen in der Eigentümerversammlung: keine externe Verwaltung, [Name] aus den Eigentümern wird als Verwalter bestellt.
- Bankvollmacht klären: Kontowechsel oder Vollmacht für den neuen Verwalter beim WEG-Konto und ggf. Rücklagenkonto.
- Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG für das laufende Jahr beschließen, Hausgeld-Vorauszahlungen pro Einheit festlegen.
- Buchhaltung führen: Belege ablegen, Banktransaktionen Kostenarten zuordnen, manuell oder per Bankimport.
- Beschlüsse und Protokolle strukturiert dokumentieren — Pflicht nach § 24 Abs. 7 WEG (Beschlusssammlung).
- Versammlungen vorbereiten: Tagesordnung, Ladungsfrist 3 Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG), Beschlussvorlagen.
- Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG erstellen und in der nächsten Versammlung beschließen.
Welche Werkzeuge erleichtern die Selbstverwaltung?
| Aufgabe | Minimal-Setup | Mit Software (z. B. dooyah) |
|---|---|---|
| Stammdaten / MEA | Excel-Tabelle | Strukturierte Stammdaten + Eigentümerwechsel-Workflow |
| Buchungen | Excel + Belege im Ordner | Buchungsjournal + 55+ BetrKV-Kostenarten + Bankimport (Pro) |
| Beschlusssammlung | PDFs in Ordner | Durchsuchbare Sammlung mit Datum und Tagesordnung |
| Eigentümerkommunikation | E-Mail-Verteiler | Eigentümer-Portal mit Lesezugriff |
| Jahresabrechnung | Manuell in Excel | PDF-Generator inklusive Einzelabrechnung und §35a (Pro) |
Wann sollte man besser einen Profi-Verwalter nehmen?
- Bei sehr großen WEGs (über 30 Einheiten) oder mit hoher Mieterquote
- Wenn die Gemeinschaft zerstritten ist und neutrale Steuerung braucht
- Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten oder Beschlussanfechtungen
- Wenn niemand in der Gemeinschaft Zeit oder Affinität für die operative Arbeit hat