Direkte Antwort

Wie erstelle ich das Protokoll der Eigentümerversammlung?

Nach § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen. Bewährt hat sich, zusätzlich Tagesordnungspunkte und Abstimmungsergebnisse festzuhalten. Unterschrieben wird sie vom Versammlungsleiter und einem Eigentümer – ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, zusätzlich von dessen Vorsitzendem. dooyah house führt mit Auto-Save durch die Versammlung, erstellt aus den Notizen einen Protokoll-Entwurf und exportiert das fertige Protokoll als PDF.

§ 24 Abs. 6 WEG verlangt zweierlei: die unverzügliche Niederschrift der gefassten Beschlüsse und deren Unterzeichnung durch den Versammlungsvorsitzenden und einen Wohnungseigentümer, bei bestelltem Verwaltungsbeirat zusätzlich durch dessen Vorsitzenden. In der Praxis hat sich deutlich mehr bewährt – der vollständige Beschlusswortlaut, die zugehörigen Tagesordnungspunkte und das Abstimmungsergebnis je Beschluss (Ja/Nein/Enthaltung). Wer das weglässt, macht die Niederschrift im Streitfall angreifbar. Praktisch läuft das Protokoll in drei Phasen: vor der Versammlung die Tagesordnung mit den geplanten Beschlussvorlagen vorbereiten, während der Versammlung Anwesenheit, Vertretungen und Abstimmungsergebnisse laufend mitschreiben, danach die Reinschrift erstellen, unterschreiben und versenden. dooyah house speichert den Entwurf während der Versammlung automatisch alle fünf Sekunden, bietet vorgefertigte Agenda-Punkte und die üblichen Beschlussarten (einfach, qualifiziert, allstimmig) und erzeugt aus den Notizen einen Protokoll-Entwurf. Das fertige Protokoll geht als PDF mit Integritäts-Hash hinaus – jeder gefasste Beschluss landet zugleich fortlaufend nummeriert in der Beschlusssammlung.

So erstellen Sie das Protokoll Schritt für Schritt

  1. Tagesordnung vorbereiten: Beschlussvorlagen und Pflicht-Themen (Wirtschaftsplan, Abrechnung, Rücklage) vorab formulieren und mit der Einladung verschicken.
  2. Anwesenheit erfassen: Teilnehmer und Vertretungen zu Beginn der Versammlung dokumentieren.
  3. Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis mitschreiben: zu jedem Tagesordnungspunkt den Beschlusswortlaut und das Ergebnis (Ja/Nein/Enthaltung) festhalten.
  4. Entwurf erzeugen: aus den Notizen einen Protokoll-Entwurf erstellen lassen, statt die Reinschrift von Hand aufzusetzen.
  5. Unterschreiben: Versammlungsleiter und ein Eigentümer unterzeichnen die Niederschrift – mit bestelltem Verwaltungsbeirat zusätzlich dessen Vorsitzender.
  6. Versenden: das unterschriebene Protokoll geht als PDF an alle Eigentümer.
  7. In die Beschlusssammlung übernehmen: jeder Beschluss wird fortlaufend nummeriert und durchsuchbar abgelegt.

Typische Stolperfallen

  • Abstimmungsergebnis fehlt: Nur der Beschlusswortlaut steht im Protokoll, Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen wurden nicht mitgezählt.
  • Beschlusswortlaut zu vage: „Die Fassade wird saniert" statt eines konkreten, umsetzbaren Beschlusstextes mit Umfang und Kostenrahmen.
  • Unterschrift vergessen: Ohne Unterschrift von Versammlungsleiter und einem Eigentümer ist die Niederschrift formal unvollständig.
  • Verzögerter Versand: Je später das Protokoll an alle Eigentümer geht, desto schwerer wird die Erinnerung an Details im Streitfall.
  • Doppelte oder fehlende Erfassung in der Beschlusssammlung: Jeder Beschluss aus dem Protokoll muss zusätzlich fortlaufend nummeriert in der Sammlung landen.

Häufige Fragen

Was muss im Protokoll der Eigentümerversammlung stehen?
Das Gesetz (§ 24 Abs. 6 WEG) verlangt nur die unverzügliche Niederschrift der gefassten Beschlüsse. Bewährt und dringend zu empfehlen sind zusätzlich: Ort und Datum, die behandelten Tagesordnungspunkte, der vollständige Beschlusswortlaut, das jeweilige Abstimmungsergebnis sowie die Anwesenheitsliste mit Vertretungen.
Wer unterschreibt das Protokoll?
Die Niederschrift wird vom Versammlungsvorsitzenden und einem Wohnungseigentümer unterschrieben. Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, unterschreibt zusätzlich dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Der Versand an alle Eigentümer ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber gängige und empfehlenswerte Praxis.
Reicht ein handschriftliches Protokoll?
Rechtlich ja, solange Inhalt und Unterschrift stimmen. Praktisch ist ein digitales Protokoll leichter durchsuchbar, lässt sich direkt mit der Beschlusssammlung verknüpfen und geht ohne Medienbruch als PDF an alle Eigentümer.
Was passiert mit den Beschlüssen aus dem Protokoll?
Jeder Beschluss aus dem Protokoll gehört zusätzlich in die fortlaufend nummerierte Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). In dooyah house geschieht das automatisch – ein Beschluss wird nicht doppelt erfasst.

Weiterlesen

Beschlusssammlung digital führen Ratgeber: WEG selbst verwalten Eigentümerversammlung Software Funktion: Protokolle & Beschlusssammlung Glossar: WEG-Begriffe