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Wie führe ich die Beschlusssammlung einer WEG digital?

Die Beschlusssammlung ist nach § 24 Abs. 7 WEG Pflicht: Jeder Beschluss – aus der Versammlung oder als Umlaufbeschluss – gehört fortlaufend nummeriert, mit Datum und Wortlaut hinein und muss jedem Eigentümer auf Verlangen vorgelegt werden. Digital heißt das: sofort nach der Versammlung erfassen, durchsuchbar ablegen und den Status (offen, in Umsetzung, erledigt, nichtig) pflegen. dooyah house bildet das als fortlaufend nummerierte, durchsuchbare Sammlung ab.

Der Gesetzestext in § 24 Abs. 7 WEG verlangt konkret: Beschlüsse werden fortlaufend nummeriert und unverzüglich mit Datum in die Sammlung eingetragen – Anfechtungen und Aufhebungen müssen vermerkt werden. Eine Papier- oder Ordner-Lösung erfüllt das formal, wird aber schnell unübersichtlich, sobald mehrere Jahre und mehrere Umlaufbeschlüsse zusammenkommen. Digital geführt bedeutet: jeder Beschluss bekommt sofort eine Nummer, einen Status und ist über Volltextsuche wiederfindbar – egal ob er aus der Eigentümerversammlung oder aus einem Umlaufbeschluss stammt. dooyah house nummeriert fortlaufend (B1, B2, B3 …), hält vier Status nach (offen, in Umsetzung, erledigt, nichtig) und macht die Sammlung per Volltextsuche und Filter nach Jahr oder Status durchsuchbar. Der Verwalter muss die Sammlung jedem Eigentümer auf Verlangen vorlegen – im Eigentümer-Portal ist der Lesezugriff bereits eingerichtet, ohne dass zusätzliche Kopien verschickt werden müssen.

So führen Sie die Beschlusssammlung digital

  1. Sofort nach der Versammlung erfassen: Beschlusswortlaut, Ort und Datum direkt aus dem Protokoll übernehmen, nicht auf einen späteren Sammeltermin verschieben.
  2. Fortlaufend nummerieren: jeder Beschluss bekommt eine eigene, aufsteigende Nummer (z. B. B1, B2, B3), egal ob aus Versammlung oder Umlaufverfahren.
  3. Umlaufbeschlüsse ergänzen: Beschlüsse in Textform außerhalb der Versammlung (§ 23 Abs. 3 WEG) gehören in dieselbe Sammlung wie Versammlungsbeschlüsse.
  4. Status pflegen: offen, in Umsetzung, erledigt oder nichtig – Änderungen (z. B. eine erfolgreiche Anfechtung) werden vermerkt, nicht überschrieben.
  5. Durchsuchbar halten: Volltextsuche und Filter nach Jahr oder Status sparen bei größeren Gemeinschaften und mehreren Jahrgängen viel Zeit.
  6. Einsichtsrecht sicherstellen: Eigentümer erhalten auf Verlangen Einsicht (§ 24 Abs. 7 WEG) – am einfachsten über ein Portal mit Lesezugriff statt einzeln verschickter Kopien.
  7. Bei Verwalterwechsel übergeben: die vollständige Sammlung gehört zu den Verwaltungsunterlagen und wird an den Nachfolger weitergereicht.

Häufige Fragen

Was muss in der Beschlusssammlung stehen?
Nach § 24 Abs. 7 WEG gehören hinein: der Wortlaut aller in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse mit Ort und Datum, alle Umlaufbeschlüsse (§ 23 Abs. 3 WEG) und die verfügenden Teile gerichtlicher Entscheidungen aus WEG-Streitigkeiten (§ 43 WEG). Anfechtungen oder eine spätere Aufhebung eines Beschlusses müssen vermerkt werden.
Muss die Beschlusssammlung fortlaufend oder rückwirkend geführt werden?
Fortlaufend. Jeder Beschluss soll unverzüglich nach der Fassung mit Datum eingetragen werden – nicht gesammelt am Jahresende. In dooyah house entsteht der Eintrag direkt aus dem Protokoll-Editor, sodass keine separate Nacherfassung nötig ist.
Wer darf die Beschlusssammlung einsehen?
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Beschlusssammlung verlangen (§ 24 Abs. 7 WEG) – daneben besteht das allgemeine Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Im Eigentümer-Portal von dooyah house sehen Eigentümer die Sammlung ihrer WEG direkt mit Lesezugriff, ohne dass der Verwalter einzelne Auszüge verschicken muss.
Was passiert mit der Beschlusssammlung bei einem Verwalterwechsel?
Die Sammlung gehört zu den Verwaltungsunterlagen und muss an den neuen Verwalter übergeben werden. Digital geführt lässt sie sich vollständig als PDF exportieren oder – bleibt die WEG bei dooyah house – der neue Verwalter erhält direkt Zugriff auf den bestehenden Datenbestand.

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