KI-Transparenz
dooyah house setzt KI an einzelnen, benannten Stellen ein: beim Auslesen von Dokumenten, bei Zuordnungsvorschlägen, bei Entwürfen und im KI-Helfer Doris. Die KI liefert Vorschläge und Erläuterungen; was davon in Ihre Daten übernommen wird, entscheiden Sie. Die Verarbeitung findet in der EU statt.
Wo dooyah house KI einsetzt
Belege und Dokumente auslesen
Wenn Sie eine Rechnung, einen Vertrag oder einen anderen Beleg zur Erkennung hochladen, liest die KI die Angaben aus, die für die weitere Arbeit gebraucht werden, etwa Betrag, Datum und Rechnungssteller. Dafür kann das vollständige Dokument verarbeitet werden. Das Ergebnis erscheint als Vorschlag, den Sie prüfen, ändern oder verwerfen. Sie können jeden Beleg auch von Hand erfassen.
Kontoauszüge im PDF-Format
Stellt Ihre Bank keinen CSV-, MT940- oder CAMT-Export bereit, liest die KI den Kontoauszug aus der PDF-Datei. Dabei werden Zahlernamen, Kontonummern und Verwendungszwecke verarbeitet, weil genau diese Angaben ausgelesen werden sollen. Vor dem Import sehen Sie das Ergebnis und bestätigen es.
Zuordnung von Bankumsätzen
Kann dooyah einen importierten Umsatz nicht sicher selbst zuordnen, schlägt die KI eine Kostenart vor. Vorher werden IBAN, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Referenzen entfernt; bei Zahlungseingängen ersetzt dooyah den Namen des Zahlers durch einen Platzhalter. Sie können diese Vorschläge bei jedem Import abschalten.
Heizkostenabrechnung des Messdienstes
Beim Import einer Heizkostenabrechnung liest die KI Einheiten, Verbrauch, Kosten, Vorauszahlungen und Salden aus. Erkennbare Namen in einer Text-PDF ersetzt dooyah vor dem Versand durch Platzhalter und setzt sie danach wieder ein; bei einem Scan wird die Datei selbst verarbeitet. Sie sehen eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird.
Teilungserklärung bei der Einrichtung
Laden Sie im Einrichtungsassistenten Ihre Teilungserklärung hoch, liest die KI Einheiten, Miteigentumsanteile, Sondernutzungsrechte und ein ausdrücklich geregeltes Stimmprinzip aus. Personennamen fragt dooyah dabei nicht ab. Jede Zeile bestätigen Sie einzeln, bevor sie übernommen wird.
Entwürfe für Protokolle und Wirtschaftspläne
Aus Ihren Notizen kann die KI einen Protokollentwurf erstellen; der Name der WEG und die Teilnehmerliste werden dafür nicht übermittelt. Für den Wirtschaftsplan schlägt die KI Planwerte auf Grundlage der Ist-Werte des letzten abgeschlossenen Jahres vor. Beide Entwürfe bearbeiten Sie, bevor Sie sie verwenden.
Doris, der KI-Helfer (Beta)
Administratoren einer WEG können Doris Fragen zu dieser WEG stellen. Doris liest dafür gezielt die Daten der WEG, in der Sie gerade arbeiten, etwa Kontostände, Buchungen, Rückstände, Verträge oder den Text eines Dokuments, und erklärt, was sie bedeuten. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen aus den Stammdaten von Eigentümern und Nutzern gibt dooyah dabei nicht an die KI weiter. Buchungs- und Dokumenttexte können trotzdem Namen enthalten, weil sie so übermittelt werden, wie sie gespeichert sind.
Doris ändert keine Daten. Schlägt Doris einen Vorgang vor, entsteht er erst, wenn Sie ihn bestätigen. Jeder 30-Tage-Test startet mit Doris; im Pro-Abo erhalten Sie Doris während der Beta auf Anfrage. Mehr dazu auf der Seite Doris.
Im Support
Supportanfragen ordnen wir beim Eingang KI-gestützt ein, damit sie an die richtige Stelle gelangen. Ein Mitarbeiter kann sich außerdem einen Antwortentwurf erstellen lassen. Über Inhalt und Versand einer Antwort entscheidet immer ein Mensch.
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Keine dieser Funktionen trifft eine Entscheidung, die Sie rechtlich bindet oder erheblich beeinträchtigt. Es gibt in dooyah house keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Ein Vorschlag wird erst wirksam, wenn Sie ihn übernehmen, und für jede Funktion gibt es den Weg von Hand.
In der App sind Ergebnisse der KI als solche gekennzeichnet, zum Beispiel als „KI-Vorschlag“ oder „KI erkannt“. Antworten von Doris erscheinen ausschließlich im Doris-Bereich, der als Beta markiert ist.
Wo die Verarbeitung stattfindet
Ihre App-Daten speichern wir auf Servern in Deutschland. Für die genannten Funktionen übermittelt dooyah die jeweils benötigten Inhalte an einen KI-Auftragsverarbeiter, der sie in unserer europäischen Datenzone verarbeitet. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn Sie oder ein anderer Nutzer Ihrer WEG die Funktion auslösen, etwa durch das Hochladen eines Belegs oder eine Frage an Doris. Ihre Eingaben und die Ergebnisse werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Der KI-Auftragsverarbeiter prüft Eingaben und Ausgaben automatisiert auf Missbrauch. Inhalte, die diese Prüfung als auffällig markiert, können bei ihm innerhalb der EU gespeichert und von seinem autorisierten Personal im Europäischen Wirtschaftsraum gesichtet werden.
Die KI-Funktionen der App gehören zum Pro-Abo und zum 30-Tage-Test; Doris erhalten Pro-WEGs während der Beta auf Anfrage.
Wie lange wir Daten aus KI-Funktionen speichern
- Ausgelesene Angaben aus einem Dokument bleiben so lange erhalten wie das Dokument selbst.
- Nicht übernommene Zwischenstände der KI löschen wir nach spätestens 90 Tagen.
- Gespräche mit Doris sind 30 Tage nach ihrem Beginn nicht mehr abrufbar und werden spätestens eine Woche danach gelöscht.
Die vollständigen Angaben, auch zu weiteren Fristen, Rechtsgrundlagen und Ihren Rechten, stehen in unserer Datenschutzerklärung. Für Kunden regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag die Verarbeitung im Auftrag der WEG.
Fragen
Fragen zum Einsatz von KI in dooyah house beantworten wir unter datenschutz [at] dooyah.de .