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Wie erstelle ich eine WEG-Jahresabrechnung?
Eine WEG-Jahresabrechnung wird nach § 28 Abs. 2 WEG durch den Verwalter (oder bei Selbstverwaltung durch den bestellten Eigentümer-Verwalter) nach Ende des Wirtschaftsjahres erstellt. Sie umfasst die Gesamtabrechnung der WEG, eine Einzelabrechnung pro Einheit nach Verteilungsschlüssel und einen Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Mit dooyah house wird sie aus dem Buchungsjournal automatisch als PDF generiert.
Die Jahresabrechnung dokumentiert die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der WEG für ein Wirtschaftsjahr und vergleicht sie mit den geleisteten Hausgeld-Vorauszahlungen. Wichtige Bestandteile: (1) Einnahmen (Hausgeld, Sonderumlagen, Zinserträge), (2) Ausgaben getrennt nach Kostenarten, (3) Stand der Erhaltungsrücklage, (4) Vermögensbericht mit Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten, (5) Einzelabrechnung pro Einheit nach Verteilungsschlüssel (typisch MEA), (6) ggf. Bescheinigung haushaltsnaher Leistungen für die Steuererklärung der Eigentümer. Die Jahresabrechnung wird in der nächsten Eigentümerversammlung beschlossen – der Beschluss begründet die Pflicht zur Nachzahlung oder zur Auszahlung des Guthabens (Abrechnungsspitze).
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Wirtschaftsjahr abschließen: Letzte Bankbuchung des Jahres erfasst, alle Belege im System.
- Buchungen prüfen: Jede Buchung einer Kostenart zugeordnet, Splitbuchungen korrekt verteilt, periodengerechte Abgrenzungen erfasst.
- Erhaltungsrücklage separat ausweisen – Zuführung und Entnahmen nachvollziehbar.
- Verteilungsschlüssel pro Kostenart prüfen: MEA, Anzahl Einheiten, Verbrauch (Heizkosten nach HeizkostenV), Sondernutzung.
- Einzelabrechnung pro Einheit: Anteil an Gesamtkosten minus geleistete Hausgeld-Vorauszahlungen = Abrechnungsspitze (Nachzahlung oder Guthaben).
- Vermögensbericht erstellen (§ 28 Abs. 4 WEG): Bankguthaben, Rücklagen, Forderungen, Verbindlichkeiten zum Stichtag.
- Bescheinigung haushaltsnaher Leistungen erstellen: Lohnanteile an Handwerkerleistungen und haushaltsnahen Dienstleistungen pro Einheit.
- Vorlage an Beirat zur Prüfung (§ 29 WEG), dann Tagesordnungspunkt für nächste Eigentümerversammlung.
- Beschluss durch Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit (§ 25 WEG).
- Versand an Eigentümer: Gesamtabrechnung + jeweilige Einzelabrechnung + Bescheinigung haushaltsnaher Leistungen.
Wo passieren die häufigsten Fehler?
- Kostenart falsch zugeordnet → Verteilung stimmt nicht
- Erhaltungsrücklage in Hausgeld eingerechnet statt separat ausgewiesen
- Periodenfremde Buchungen nicht abgegrenzt (z. B. Versicherung im Voraus bezahlt)
- Eigentümerwechsel innerhalb des Jahres nicht stichtagsgenau verteilt
- Lohnanteile für haushaltsnahe Leistungen nicht oder falsch ausgewiesen – Eigentümern fehlen dann Angaben für die Steuererklärung
- Vermögensbericht fehlt oder ist unvollständig (seit WEG-Reform 2020 Pflicht)
Wie erleichtert dooyah die Jahresabrechnung?
Im Pro-Abo wird die Jahresabrechnung samt Einzelabrechnung, Vermögensbericht und Bescheinigung haushaltsnaher Leistungen aus dem Buchungsjournal automatisch als PDF generiert. Voraussetzung: Buchungen sind den Kostenarten zugeordnet (Bankimport + Auto-Matching beschleunigt das im Pro-Abo deutlich). Im Basis-Plan kann die Buchhaltung manuell gepflegt werden – die Abrechnung selbst lässt sich dann z. B. in Excel oder Word aus den dooyah-Daten ziehen.